La transparence faisant partie intégrante des valeurs de l’entreprise, il est donc essentiel d’appliquer une politique de confidentialité générale en lien avec nos méthodes de cueillette, d’utilisation et de transmission de vos informations.
En plus de respecter cette politique, tous les représentants du cabinet ont un devoir de confidentialité en vertu de leur code de déontologie. Étant soumis aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et à la Loi canadienne antipourriel (C-28), nous nous engageons rigoureusement à protéger les renseignements que nos clients et prospects nous confient et à prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect de leurs droits.
DÉFINITION D’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL
Selon l’article 2 de la loi « est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier ».
Exemple de renseignements personnel :
- Votre nom
- Votre adresse
- Votre adresse électronique
- Votre numéro de téléphone
COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS
Seul les renseignements personnels qui sont considérés comme nécessaires pour l’exécution du mandat que vous nous confiez peuvent faire l’objet d’une collecte. Les renseignements personnels recueillis par Assurances Gilles Bazinet inc. sont confidentiels.
Tout dossier-client contient des renseignements personnels essentiels afin d’exécuter les différents mandats que vous nous confiez.
Ses renseignements personnels peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Votre nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone
- Votre date de naissance, votre numéro de permis de conduire ainsi que ceux des conducteurs mentionnés à votre dossier (incluant leur date de naissance)
- Vos coordonnées bancaires ou autres données de paiement
- Des informations en lien avec votre dossier de crédit et vos créanciers ou bailleurs
- Des renseignements sur vos valeurs assurables
- Votre profession ainsi que celle des conducteurs ou assurés mentionnés dans votre dossier
COLLECTE D’INFORMATIONS VIA GOOGLE ANALYTICS
Des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par le biais de Google Analytics pour analyser la fréquentation de notre site Internet. Assurances Gilles Bazinet inc. utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Internet.
INFORMATIONS AU DOSSIER
Nous nous appliquons, dans la mesure de nos capacités, à tenir les informations aux dossiers exactes, complètes et à jour. Si une personne veut vérifier son dossier ou en obtenir une copie, elle doit communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si une erreur est constatée dans le dossier, malgré toute l’attention que nous y accordons, nous la corrigerons dans les plus brefs délais et informerons la personne concernée.
CONSENTEMENT DU CLIENT
Aucun renseignement n’est recueilli par Assurances Gilles Bazinet inc. sans le consentement du client ou du prospect.
Soumissions et transactions par téléphone
Lors d’un appel téléphonique avec un client ou un prospect visant à analyser ses besoins, produire une soumission, émettre un nouveau contrat, faire un changement ou une mise à jour au dossier, procéder au renouvellement d’un contrat :
- Il est entendu que notre interlocuteur nous donne son consentement quant à la cueillette, la conservation, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels aux fins établies
- Il est entendu que notre interlocuteur a obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat d’assurance impliqué
- Si la soumission ou le contrat d’assurance concerne une autre personne que l’interlocuteur, en tout temps le courtier s’assurera de recueillir le consentement directement de la part de la personne concernée, le tout en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
Afin de contrôler la qualité de notre service envers la clientèle, à des fins de formation ainsi que pour s’assurer de l’exactitude des renseignements, il se peut que les conversations téléphoniques soient enregistrées et écoutées. Les renseignements personnels obtenus seront partagés avec les divers assureurs durant le processus de soumission ainsi que durant la durée de votre contrat s’assurance, le cas échéant
Soumissions en ligne
Lorsqu’un client ou un prospect complète un formulaire de soumission par le biais de notre site internet : assurancesbazinet.com pour différents produits :
- Il consent automatiquement à ce que Assurances Gilles Bazinet inc. utilise ses renseignements personnels fournis afin d’analyser son dossier et d’effectuer la soumission pour le produit demandé
- Il accepte qu’un représentant de Assurances Gilles Bazinet inc. communique avec lui afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et de promouvoir les produits et services offerts au sein du cabinet
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Assurances Gilles Bazinet inc. s’engage à utiliser et communiquer les renseignements personnels recueillis qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis et ce dans le cadre de notre pratique.
- Communication avec nos fournisseurs
- Nous faisons appel à plusieurs assureurs ou grossistes afin de répondre aux différents besoin des clients ou prospects.
- Certains de ses fournisseurs se situent à l’extérieur du Québec.
- Communication lorsque la loi nous y oblige
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Assurances Gilles Bazinet a mis en place de nombreuses mesures technologiques et physiques afin de protéger les renseignements personnels de ses clients, prospects et partenaires.
Seul le personnel autorisé par le cabinet peut consulter vos renseignements personnels.
Chaque employé a signé et s’est engagé à respecter la politique de confidentialité de l’entreprise
RETRAIT DU CONSENTEMENT
Vous pouvez retirer votre consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, sous réserves de certaines conditions, en communicant directement avec le Responsable de l’application de la politique des renseignements personnels. Cependant, si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir les produits et services demandés.
ÉCHANGE D’INFORMATIONS PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE
Assurances Gilles Bazinet inc. se dégage de toute responsabilité découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis. Lorsque nos clients ou prospects nous transmettent de l’information par courriel, nous ne pouvons pas nous assurer de la pleine sécurité de ce moyen de communication
Par conséquent, si le client ou le prospect choisi ce moyen de communication afin de nous transmettre de l’information, il consent aux risques qui peuvent en découler. Nous vous recommandons donc d’être prudent et de bien choisir les informations que vous nous transmettez par ce mode de communication
RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Mme Maude Bazinet, Présidente
Téléphone : 819-296-3788 poste 109
Par courrier électronique : maude.bazinet@assurancesbazinet.com
Par courrier : À l’attention de Mme Maude Bazinet, 141 Notre-Dame, Yamachiche, QC, G0X 3L0
En cette qualité, la Responsable voit notamment à ce que les employés et représentants du cabinet prennent connaissance de l’énoncé de la politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme. Conformément à la loi, la Responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information, une déclaration de ce registre lui est transmise.
Entrée en vigueur
Cette politique a été révisée le 4 octobre 2023.